Всеки, който има поне малко опит в тази област ще ви каже, че събитийният мениджмънт може да изглежда измамно лесен отстрани. Докато не опиташ, почти със сигурност няма да вярваш на хората, занимаващи се с това, когато ти казват какъв стрес и колко организация стои дори зад най-безобидното събитие.

Има много строго професионални сфери, за които хората си мислят, че са лесни. Вземете тичането. То е лесно. Всеки може да тича. Е, пробвайте да бягате като Юсеин Болт. Именно. И точно тук е разликата между професионалиста и любителя. И със събитията е така.
Управлението на събития е много голяма тема, просто защото те идват във всякакви форми и размери, за всякакви аудитории. Има нишови събития, на които са поканени 15 души, и масови, на които идват хиляди. От семинар, през сватба, коктейл, маратон и форум до концерт – това са все събирания, които някой трябва да организира така, че гостите/посетителите/участниците да са доволни.

Всяко професионално организирано събитие има няколко основни етапа:

  • изследване (проучване)
  • измисляне (концепция)
  • планиране
  • координация и реализация
  • оценяване

    Всеки един от тези етапи съдържа много елементи.

На етапа на планирането трябва да си отговорите на основни въпроси като „Защо го правим?“, „Към какви хора е насочено?“, „Кога и къде е подходящо да го организираме?“. Правят се т.нар. SWOT (strength, weaknesses, opportunities, threats) анализи, проверява се за конкурентни събития в същия период и др.

Неслучайно събитията трябва да се планират много преди момента на провеждането им. Да, не може за утре, съжалявам. И за други ден не може. (Тук изключвам извънредни обстоятелства, при които може и за днес, но те не са представителни за реалната работа.)
При нормален ритъм рутинно събитие, което вече е в календара ни, имаме опит при организиране на подобно, малко е по мащаб и има семпъл сценарий, отнема между една и две седмици подготовка. И това, при условие, че всички замесени знаят за него предварително и са потвърдили, че нямат други ангажименти в този ден.

За съжаление обаче няма кратко упътване за организиране на мероприятия. Това е така, защото няма значение колко сте организирали досега, всяко е различно (даже когато е еднакво с предишното). Първо, всяко събитие се случва на живо и няма как да е еднакво с каквото и да е преди. Второ, колкото и да сте опитни, е невъзможно да предвидите безкрайното разнообразие от възможни неща, които могат да се объркат. Сервитьорка с изкълчен глезен, спукана гума, залят с течност компютър, водещи, болни от най-модерния за сезона грип, спиране на електричеството и какво ли още не стои между вас и вашето хубаво събитие.

И незабравяйте: Правилната Предварителна Подготовка Предотвратява Провала!

Прочетете моите 10 основни препоръки, които могат да помогнат за намаляване на риска от грешки в организацията, в пилотния брой на списание „Elysium“. Това в никакъв случай не е изчерпателен списък (само в 10 точки е), но е основа, която можете да използвате.